Lean Office. Lean Manufacturing aplicado a oficinas.

¿Qué encontrarás en este artículo?

Por qué emplear Lean Manufacturing en Procesos de Administración y Gestión

Este es un tema que también me ha atraído mucho, es el de la gestión de los procesos administrativos y de gestión. Estos procesos, en general, se dejan de lado para proceder a la mejora de la empresa, y es un gran error, porque siempre hay que intentar que todos los procesos de una empresa estén rindiendo al máximo nivel, para que aporten el mayor valor posible.

Normalmente se tienen la creencia de la filosofía de Lean Manufacturing sólo es aplicable a los procesos de fabricación, pero esto no es cierto. Es posible aplicar el Lean Manufacturing a cualquier proceso de una empresa, es más, cuando se decide aplicar esta filosofía de trabajo, se deberían realizar esfuerzos para aplicarla a lo largo de toda la organización para poder obtener todo su potencial. A la aplicación de la filosofía Lean a los procesos de administración y gestión se le asocia el nombre de Lean Office.

Los conceptos de flujo de trabajo y de eliminación de desperdicios se deberían introducir en todos los procesos de una empresa, ya que, aunque no se crea, los desperdicios están en todas partes, incluidos los procesos que no son de fabricación. Hay que decir que, en la mayoría de casos, las mejoras en los procesos de fabricación no son suficientes para conseguir una mejora sustancial en la empresa y en la cuenta de resultados si el despliegue del Lean Manufacturing no se hace extensivo a otras áreas de la organización. Por este motivo, es importantísimo aplicar también esa filosofía de trabajo a procesos administrativos y de gestión (Lean Office).

Ahora si nos adentramos en estos otros procesos para implantar el Lean Manufacturing, nos podemos realizar la siguiente pregunta: ¿qué podemos decir del desperdicio en estos procesos que no son de fabricación y cómo afecta en términos de coste y tiempo/plazo? Los principios de la filosofía Lean son igualmente aplicables a todos los procesos que no son de fabricación, y son muchas áreas las que componen una empresa además de la de producción.

En la práctica, podemos realizar un cuestionario sencillo para ver si incurrimos en desperdicios en nuestras oficinas, cuantas más respuestas negativas obtengamos, más desperdicios tendremos:

  • ¿Hay algún procedimiento de mejora establecido?
  • Hay algún tipo de control visual en el que se pueda ver la evolución y posibles problemas en el transcurso del proceso?
  • ¿Hay estándares de actuación establecidos para los procesos y/o puestos de trabajo?
  • ¿Se aplican estos estándares si los hay?
  • ¿Se pueden encontrar los documentos o expedientes de manera fácil y rápida?
  • ¿Hay establecido un programa de orden y limpieza para las oficinas?
  • ¿Están las mesas, estanterías y pasillos limpios y ordenados?
  • ¿Hay estándares de formación para que cualquier persona si realiza esa formación pueda hacer cualquier trabajo administrativo?

Desperdicios en Procesos de Administración y Gestión

Algunas técnicas o herramientas del Lean Manufacturing tienen dificultad en poder emplearse en estos procesos que no son de fabricación, pero hay otras como las 5S y las actividades de mejora kaizen, se pueden utilizar sin ningún problema y ya se están empleando en muchas empresas. Un punto muy importante, en la aplicación del Lean Manufacturing, es el de que, en estos procesos administrativos y de gestión, se pueden identificar los desperdicios en los que pueden incurrir, y estos pueden ser:

  • Sobreproducción: puede ser el exceso de información innecesaria que sólo consume recursos y puede distraer la atención hacia lo realmente importante. Ejemplo: envío de información a gran cantidad de personas simplemente por estar en una lista de distribución, o también la impresión innecesaria de documentos en soporte digital.
  • Inventario: es el volumen de papeles o tareas pendientes de procesar o cumplimentar, listas de correos sin leer, información pendiente de revisar o analizar, etc. Este inventario alrededor de un puesto de trabajo debe estar gestionado y controlado. Hay que desarrollar sistemas eficaces de planificación del trabajo y, por supuesto, de la simplificación y la optimización de los procesos para evitar y eliminar todo lo que no sea necesario.
  • Esperas: es todo el tiempo que se pierde en inactividad por culpa de que no se ha terminado la tarea anterior o porque no se ha recibido la información o documentación que se necesita para poder realizar la tarea correspondiente. También es una espera el no encontrar un recurso en el momento que se necesita.
  • Movimientos: este es un mal que actualmente se está reduciendo debido a que cada vez más se emplean sistemas informáticos para realizar muchas tareas, lo cual ayuda a que el personal no tenga que moverse mucho. Aquí también podríamos incluir los movimientos para la búsqueda de documentos o información, sean éstos físicos o digitales.
  • Sobreprocesamiento: esto es muy típico en los entornos administrativos. Es el realizar informes similares pero en formatos distintos para poder ser utilizados por personas distintas, la multiplicación de información en soportes múltiples, la información inútil sin valor, realización de tareas que ya son obsoletas, cumplimentación de informes que nadie lee, etc.
  • Transportes: aquí se entiende como el transporte de la información de un sitio a otro. Este problema se ha reducido con el empleo de sistemas informáticos que realizan una transferencia inmediata de un punto a otro. Pero de todas maneras, hay que prestar atención al transporte de los documentos físicos para gestionarlo de manera ágil y eficaz para reducir retrasos y esperas.
  • Defectos de calidad: aquí los defectos o problemas de calidad son los errores en los documentos o la información que se utilizan o elaboran. Estos errores hay que corregirlos o aclararlos posteriormente, lo cual es un desperdicio claro. Por este motivo es importante disponer de procesos robustos y bien definidos para que estos problemas de calidad sean lo menos posibles.
  • Recursos de personal: este desperdicio se refiere a que no se tiene en cuenta el potencial de los recursos humanos empleados y que tampoco se tiene en cuenta sus opiniones y recomendaciones. En muchas ocasiones una persona que está realizando una tarea ve que se está incurriendo en un desperdicio, pero el jefe correspondiente del proceso no tiene en cuenta su posible opinión o recomendación de mejora.

Herramientas Lean que se pueden utilizar en Procesos de Administración y Gestión

Una vez realizado un repaso a los posibles desperdicios que los procesos administrativos y de gestión pueden tener, hay que indicar las posibles herramientas Lean que se pueden emplear para su reducción y/o eliminación. Éstas son las siguientes:

  • Empleo de las 5S.
  • Estandarización y sincronización de los procesos y cargas de trabajo.
  • Flujos de movimiento 1 a 1, en los procesos que se puedan, es decir, establecer un flujo de trabajo.
  • Empleo de la Mejora Continua o kaizen con Programas de Sugerencias o equipos de mejora.
  • Realizar un análisis de la cadena de valor (VSM) del proceso correspondiente.
  • Empleo de KPIs para realizar un seguimiento y gestión de la mejora.
  • Programas de Formación.
  • Donde se pueda, aplicar la Gestión Visual.

Deja un comentario

Este sitio usa Akismet para reducir el spam. Aprende cómo se procesan los datos de tus comentarios.

Share This