Eliminar la Burocracia para ser más ágil y tomar decisiones más rápidas

Eliminar la Burocracia para ser más ágil y tomar decisiones más rápidas

Este es otro punto de suma importancia para conseguir que las decisiones se puedan tomar de manera más rápida en una empresa: eliminar la Burocracia. Este es un requisito esencial para poder llegar a ser una Empresa Adaptable. A mayor burocracia mayor lentitud en la toma de decisiones, esto es una ley comprobada.

Una pregunta que podemos hacernos es la siguiente:

¿Dónde deben tomarse las decisiones para que éstas sean rápidas?

La respuesta es:

Para que las decisiones sean rápidas, deben tomarse lo más cerca posible de la acción real.

Es decir, si es un problema de producción, el responsable de producción es que debe hacer la llamada.

Una de las principales herramientas para erradicar el problema del absoluto exceso de personal administrativo y de niveles jerárquicos consiste en el traslado a los diversos frentes al personal jerárquico.

La rapidez de respuesta ante el perpetuo torbellino es una de las necesidades competitivas actuales. A su vez, la participación, el compromiso y el reparto general de poderes son la clave de la agilidad organizativa. La cualificación, la formación de equipos, la reducción de estructuras y las nuevas funciones de los cuadros medios ayudan a agilizar la toma de acciones. Sin embargo, no acabar con el laberinto burocrático equivaldría a echar todo el esfuerzo anterior por la borda.

El lamentarse a causa de la burocracia existente constituye una venerable prerrogativa administrativa. Pero el problema de la burocracia ya ha trascendido el terreno de las lamentaciones: es un impedimento para la supervivencia. Las campañas contra la burocracia deben ser prioridad estratégica de primer orden.burocracia1

Pero los equipos de autogestión, la formación profesional y el cambio radical de estructuras y funciones administrativas no bastan para asegurar el nivel de participación del compromiso de todos en todo; hay que ir más allá:

  • Desburocratizar: reducir y simplificar radicalmente el papeleo y los procedimientos superfluos. El tener una gran cantidad de reglas y normas consiguen que los empleados olviden que una empresa ha de ser creativa y capaz de adaptarse para poder sobrevivir.

  • Dignificar: eliminar en la organización todo rastro de políticas y prácticas amenazantes y degradantes para la dignidad humana.

  • Con vigor y buen ánimo, y con toda la ayuda disponible, coger las riendas del desmantelamiento de las trampas burocráticas.

  • Dirigir la organización de manera horizontal, es decir, insistir en reemplazar la ofuscación vertical por una cooperación horizontal y proactiva de la primera línea en aras de una mayor rapidez.

En definitiva, en las organizaciones con miras hacía el futuro y de llegar a ser empresas adaptables, la estructura organizacional ya no es tan importante, ya que el trabajo se organiza en torno a procesos y a los equipos que los ejecutan. La gente se comunica con quien sea necesario; el control está en las personas que ejecutan y son propietarios del proceso.

Reglas para tomar decisiones rápidas en su empresa

Reglas para tomar decisiones rápidas en su empresa

En este artículo vamos a ver uno de los métodos utilizados en las empresas más rápidas del mundo para tomar decisiones rápidas: Establecer unas Reglas o Principios de actuación para tomar decisiones rápidas.

Inicialmente, las empresas tenían una declaración de misión, que es un documento de una página lleno de cosas en las que se intenta describir el por qué de la existencia de la empresa. Estas declaraciones de misión pasan rápidamente al olvido. Después llegó la moda de que las empresas necesitaban una visión, pero en el 95% de los casos tampoco significó cambio alguno, era un ejercicio tonto y que servía para complacer a los mandamases. En la actualidad lo que está de moda es la declaración de una serie de valores de comportamiento de la empresa. Otra pérdida de tiempo. Se dedican meses, ejecutivos y muchas reuniones para establecer la lista, se enmarca y se cuelga. También, en la mayoría de los casos no pasará nada diferente.

Muchas de estas declaraciones fallan porque se establecen y luego no se cumplen, por lo tanto caen en el olvido. Si se predica con algo, en especial la dirección de la empresa, hay que actuar con el ejemplo.

Las empresas rápidas, que mantienen el impulso y la velocidad, tienen unos principios guía que les ayudan a tomar decisiones rápidas. Cuando una empresa decide por la opción de unos principios prácticos y realistas, el proceso de toma de decisiones se vuelve rápido como el rayo porque, ante una actuación, sólo tienen que responder a la pregunta de ¿encaja con nuestros principios?

Si en su empresa no existen unos principios guía para poder tomar decisiones rápidas, éstas se tomaran siguiendo una de estas formas:

1. Por intuición: en este caso la suerte de la empresa depende de si su líder sea intuitivo o no. Si tiene la suerte de contar con un líder carismático y con buenas decisiones, la empresa se resentirá cuando éste ya no esté en la empresa.
2. Eligiendo una táctica, la que sea. Si no existen principios, cualquier cosa que se haga vale para alcanzar el objetivo. Claro, y este caso, pueden existir infinidad de tácticas y por lo tanto infinidad de caminos por los que uno se puede perder.
3. Qué gano yo en todo esto. Si no hay nada establecido, es normal que la gente que vaya a tomar las decisiones se pregunte ¿qué voy a ganar yo con esto?, en lugar de preguntar ¿qué va a ganar la empresa con esto?

Preguntas que nos podemos formular para el establecimiento de los principios guía:

¿De dónde salen los principios guía? La respuesta: lo ideal es que deben provenir de la dirección, responsables áreas o propietarios con las ideas bien claras de que necesitan una herramienta para tomar decisiones rápidas. Pero también es necesario conseguir la aportación de quienes les rodean para involucrarlos en la creación de estos princi-pios.
¿Cómo se respetan los principios guía? Como cualquier cosa que se implante en una empresa, para que funcionen primero la dirección debe tomar decisiones que respe-ten los principios establecidos, dando ejemplo. Así se alentará a todos a actuar de la misma manera.
¿Qué pasa si uno no está de acuerdo con estos principios? En este caso una persona tiene tres opciones: luchar para cambiarlos, aguantarse e irse.

Cualquier empresa, que desea crear un entorno donde las personas piensen con rapidez y actúen según el máximo interés de la empresa, debe:

• Establecer y promover un grupo de principios que sirvan de guía.
• Tomar las decisiones siguiendo con coherencia estos principios establecidos.
• Asegurarse que todos los integrantes de la empresa conozcan estos principios.
• Revisar, actualizar y discutir estos principios con regularidad.
• Reconocer y recompensar públicamente a los que tomen decisiones siguiendo estos principios y se obtengan beneficios para la empresa.
• Apartar o despedir, si es necesario, a las personas que constantemente violen estos principios para tomar decisiones.

Como ejemplo aquí están algunos principios, que ya tenía a finales de los noventa, una de las empresas más rápidas del mundo, Schwab:

• ¿Es justo y responde a nuestros clientes?
• ¿Merecerá la confianza de nuestros clientes y ellos confiarán en nosotros?
• ¿Creará y alimentará un espíritu de innovación?
• ¿Reinventará el negocio?
• ¿Respeta a nuestros compañeros de trabajo y al espíritu del trabajo en equipo?
• ¿La tecnología será nuestra?
• ¿Estamos intentando sin descanso mejorar lo que hacemos y la forma en que lo hacemos?
• ¿Potencia a la marca en la creación de confianza?

¿Desea que su empresa sea más rápida? Aquí ya ha dejado unas pautas para hacer que su empresa sea más rápida, ahora le toca a usted ponerlas en práctica.

Vídeo: Claves para aumentar la velocidad de una empresa

Nuevo vídeo en nuestra Escuela Online titulado “Claves para aumentar la velocidad de una empresa tomando decisiones rápidas“. Este vídeo se enmarca dentro del grupo dedicado al desarrollo organizativo y empresarial para hacer de las empresas que sean más adaptables al entorno actual y futuro.

Espectacular vídeo sobre desarrollo organizativo y empresarial en el que se muestran unas claves para dar agilidad y velocidad de respuesta a la empresa.

aumentar-velocidadEn el ambiente tan turbulento y cambiante que tenemos actualmente, no es suficiente con pensar con rapidez, también es necesario procesar las ideas rápidamente y pasar a la acción tomando una decisión. Es necesario cambiar la forma de actuar si se quiere adelantar a la competencia y/o sobrevivir Actualmente no sobrevive el más grande sino el más rápido.

En este vídeo se muestran unas claves imprescindibles para hacer frente a los nuevos retos del siglo XXI respecto a la organización y gestión de una empresa. Si quiere generar rapidez en su empresa, que no se quede rezagada y sobrepasar a la competencia, estas recomendaciones le serán muy útiles.

Puedes ver el vídeo en nuestra Escuela Online de organización y gestión de empresas

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Claves para aumentar la velocidad de su empresa tomando decisiones rápidas

En el ambiente tan turbulento y cambiante que tenemos actualmente, no es suficiente con pensar con rapidez, también es necesario procesar las ideas rápidamente y pasar a la acción tomando una decisión. Las organizaciones se detienen frecuentemente por la famosa frase de “parálisis por análisis”, y no son capaces de tomar de manera rápida hasta la más mínima decisión.

Es necesario cambiar esta forma de actuar si se quiere adelantar a la competencia. Actualmente no sobrevive el más grande sino el más rápido. Tome decisiones rápidas mientras sus competidores están tratando de procesar y analizar sus ideas.

Jennings y Haughton analizaron a las empresas más rápidas del mundo para ver qué métodos utilizaban para llegar a actuar de esa manera. Entre los métodos más utilizados para tomar decisiones rápidas se encuentran:

  • Tener establecido un grupo de reglas o guías para la toma de decisiones: Imagínese lo que podría ayudar en su empresa a tener un conjunto de esas guías para tomar decisiones rápidas.

  • No tener obstáculos y estructuras burocráticas: es obvio que las decisiones se pueden tomar con mayor rapidez si no existen infinitos obstáculos burocráticos para realizar la actividad diaria.

  • Disponer de personal capaz, experimentado y polivalente: este requisito es fundamental en nuestros días, esto ayuda a facilitar la toma de decisiones.

  • Aceptar que no todas las decisiones van a ser correctas: es un gran requisito liberador de la potencialidad humana, ya que si no se está siempre restringido a tomar decisiones correctas es más fácil que se puedan tomar decisiones rápidas sin temor a equivocarse.

Si quiere generar rapidez en su empresa, que no se quede rezagada y sobrepasar a la competencia, estas recomendaciones le serán muy útiles.

En próximos artículos analizaremos con más detalle los métodos e ideas que utilizan las empresas más rápidas del mundo para tomar decisiones rápidas y que consisten en:

  • Reglas de las decisiones rápidas.

  • Eliminar la burocracia.

  • Desatarlo todo.

  • Intercambiar carteras.

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