7 Beneficios de la elección de un buen conjunto de KPI’s

Un buen conjunto de indicadores de desempeño o KPI’s es esencial para una adecuada gestión de una empresa y para poder llevar con éxito un plan de Mejora Continua. En este artículo vamos a comentar los beneficios que se pueden alcanzar eligiendo un conjunto de KPI’s para el seguimiento de la evolución de una empresa. Los beneficios serán mayores si este conjunto se ha elegido de manera adecuada en la línea de los objetivos que que quieren conseguir.

En un entorno tan cambiante y competitivo como el actual, es necesario utilizar sistemas de medición y de gestión, de tal forma, que ayude a la empresa a centrarse en los aspectos fundamentales, importantes y críticos alineados con la estratégica apropiada para aunar los esfuerzos de todos en alcanzar los objetivos establecidos.

Los indicadores de seguimiento o KPI´s son herramientas indispensables para dirigir y gestionar una organización, un equipo o un proceso, por tanto son herramientas que permiten evaluar, diagnosticar, comunicar, informar, motivar y de mejora continua.

¿Qué encontrarás en este artículo?

Beneficios de un buen conjunto de KPI’s

Los beneficios que se pueden obtener al elegir un buen conjunto de indicadores de gestión son los siguientes:

  • Deben ayudar a identificar problemas y oportunidades de mejora.
  • Deben ayudar a identificar iniciativas y acciones de mejora.
  • Deben, de cierta manera, comunicar la estrategia que la empresa ha decidido desarrollar. Son un medio de comunicación clave.
  • Deben ayudar a comprender y entender el funcionamiento de los procesos de la empresa.
  • Deben ayudar a mejorar la gestión de la empresa.
  • Deben ayudar a la delegación de tareas a los empleados.
  • Deben ayudar a establecer responsabilidades en las distintas áreas y procesos.

Identificación de Problemas y Oportunidades de Mejora

Como sabemos, para poder mejorar es necesario poder medir lo que queremos mejorar, por lo tanto, un indicador adecuado nos ayuda a tener una idea de cómo lo estamos haciendo respecto a la mejora que deseamos alcanzar, y de esta manera se hace visible si tenemos un problema y de ello una posible oportunidad de mejora.

Cualquier indicador nos indica si estamos bien o mal respecto a alguna referencia, por ello, siempre nos va a proporcionar información útil. Será tanto más útil si el indicador elegido está alineado con los objetivos empresariales. De aquí un buen indicador nos va a ayudar a identificar problemas y oportunidades que la empresa necesita para mejorar su rendimiento. Si estamos en un entorno de Lean Manufacturing, a estos problemas se les llama despilfarros, por ello, los indicadores establecidos ayudarán a identificar los despilfarros que una empresa tiene para poder eliminarlos. 

Identificación de Iniciativas y Acciones de Mejora

Este beneficio es consecuencia del anterior. Si el indicador elegido nos ha ayudado a ver un problema y tener una oportunidad de mejora, nos va a ayudar también en poder establecer iniciativas y acciones para desarrollar esa oportunidad de mejora, nos va a ayudar a eliminar el despilfarro que se ha observado con la medida correspondiente.

Comunicación Estrategia Empresa

Un buen conjunto de indicadores de desempeño o KPI’s deben estar alineados con la estrategia que la empresa quiere aplicar, en caso contrario no se podrá obtener todo el potencial que unos buenos kpis pueden ofrecer. Esto está en consonancia con el que una empresa debe desarrollar un Cuadro de Mando que explique de alguna manera la estrategia y objetivos empresariales a desarrollar, así poder desplegarla a través de toda la empresa.

Comprender y Entender los Procesos

Una buena gestión de una empresa pasa irremediablemente por conocer a fondo sus procesos principales de generación de valor. Para poder gestionar adecuadamente un proceso, éste tiene que tener definidos unos indicadores o KPI’s que sean una guía para saber cómo de bien está funcionando ese proceso. Es por esto por lo que un buen KPI va a ayudar a comprender y entender el proceso al que está referido.

Por ejemplo, si utilizamos el OEE como un indicador, éste nos va a mostrar la disponibilidad de nuestro proceso, la calidad que está obteniendo y la eficiencia en cuanto a la velocidad de funcionamiento.El potencial de este indicador es tal que, si tenemos un proceso con varias actividades o fases enlazadas, como pueden ser la inyección, la pintura y el montaje de componentes, nos va a proporcionar información de todo el proceso en conjunto con la multiplicación de los OEEs de cada una de las fases OEEi*OEEp*OEEm= OEE de todo el proceso. También es interesante hacer lo mismo con el indicador de bien a la primera o FTT, el FTT global de todo el proceso será FTTi*FTTp*FTTm. La utilización de estos indicadores ejemplo en el proceso global nos da una visión muy buena de lo bien que lo está haciendo la empresa respecto al proceso de producción. Podría ser que cada una de las fases tenga un buen dato, pero el conjunto no está bueno.

Otro indicador muy potente es el DTD (tiempo de muelle a muelle), que nos indica el tiempo que transcurre desde la descarga de materia prima hasta que el material está preparado para enviar al cliente. Este indicador también nos da una idea global del proceso de gestión de los envíos. Sin él una empresa no sabe exactamente el tiempo que utiliza para realizar todo el proceso.

Mejora la Gestión de la Empresa

En un entorno tan cambiante y competitivo como el actual, es necesario utilizar sistemas de medición y de gestión, de tal forma, que ayude a la empresa a centrarse en los aspectos fundamentales, importantes y críticos alineados con la estratégica apropiada para aunar los esfuerzos de todos en alcanzar los objetivos establecidos.

Los indicadores de seguimiento o KPI´s son herramientas indispensables para dirigir y gestionar una organización, un equipo o un proceso, por tanto son herramientas que permiten evaluar, diagnosticar, comunicar, informar, motivar y de mejora continua.

En la línea de la gestión de la empresa, uno de los principales objetivos del Lean Manufacturing radica en implantar una filosofía de Mejora Continua que le permita a las organizaciones reducir los costos, mejorar los procesos, eliminar los desperdicios, aumentar la satisfacción de los clientes y mantener el margen de rentabilidad. Para ello el Lean Manufacturing promueve un cambio radical cultural. Este cambio consiste en analizar y medir la eficiencia y productividad de todos los procesos en términos de “valor añadido” y “despilfarro”.

Para cumplir con este cometido, es necesario un sistema de medición en cualquier empresa que quiera desarrollar el Lean Manufacturing en sus instalaciones, ya que «si no medimos, no podemos gestionarla«, esto significa que si no tenemos medidas de cómo lo estamos haciendo, muy difícilmente sabremos cómo actuar al respecto.

En la misma línea de la gestión global de la empresa se desarrolla el Cuadro de Mando Integral. El Cuadro de Mando Integral es una poderosa herramienta que va a permitir a su empresa implementar su Estrategia, usando Medibles para Comunicarse, Enfocarse y Alinearse para conseguir un objetivo común. Además puede ser utilizada en cualquier tipo de organización, sea del tipo que sea.

Delegación de Tareas

Ya indicamos en un artículo anterior que estamos ante un gran reto dentro de las organizaciones en donde no se para de fomentar el desarrollo de la tan ansiada Mejora Continua, pero ésta no será posible desarrollarlo con todo su potencial, si no se aborda el cambio fundamental que necesitan las empresas para ello: Las Personas.

Por favor, que nadie se equivoque, no es posible un buen desarrollo de la Mejora Continua si no se pone en el centro a La Persona (empleados). La Mejora Continua no surge por arte de magia, sino a través del proceso mediante el cual las personas, que son las que conocen lo que ocurre en sus áreas de trabajo, son las que deben indicar qué se puede mejorar. 

Aquí es donde entran a dar su valor los indicadores. Si a los empleados, que participan en los procesos se les provee de un buen conjunto de indicadores o kpi’s, es más fácil poder delegar tareas y seguirlas. Estoy cansado de ver empresas que, por no tener un buen sistema de indicadores, sus directores generales tienen que estar siempre pidiendo informes y detalles de lo que está ocurriendo para ellos mismos tomar las decisiones de los propios procesos. Es un tremendo desgaste tanto para el director de la empresa, que tiene que involucrarse en los procesos, como para los dueños de los procesos, que ven que no tienen la libertad de su gestión porque no está definido qué se quiere conseguir. Si hay un buen sistema de kpi’s, los directores de empresa simplemente tienen que revisar los kpi’s y pedir las explicaciones correspondientes a los dueños de los procesos. 

Establecer Responsabilidades

Este beneficio se complementa con todos los anteriores y sobre todo con el anterior de delegar tareas. El delegar significa que voy a dar la responsabilidad de la actividad, tareas o proceso a la persona correspondiente.

Pata todo indicador hay que establecer un responsable o responsables de su seguimiento y mejora. Esto es el pilar fundamental de la gestión de los procesos, así como de la gestión de los sistemas de calidad según la normativa.

 

 

Lectura recomendada

Aquí os dejo una lectura recomendada en la que se indica la necesidad de la utilización de indicadores de desempeño o KPI’s. Espero que te sea de utilidad. Puedes ver un poco más sobre esta lectura en el artículo dedicado a este libro.

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