En este interesante artículo vamos a entrar a comentar el por qué son necesarios establecer una serie de indicadores de desempeño o KPIs como paso fundamental en un proceso de Mejora Continua y en Entornos de Lean Manufacturing.
¿Qué encontrarás en este artículo?
Necesidad de Indicadores de Desempeño (KPIs)
Uno de los principales objetivos del Lean Manufacturing radica en implantar una filosofía de Mejora Continua que le permita a las organizaciones reducir los costos, mejorar los procesos, eliminar los desperdicios, aumentar la satisfacción de los clientes y mantener el margen de rentabilidad. Para ello el Lean Manufacturing promueve un cambio radical cultural. Este cambio consiste en analizar y medir la eficiencia y productividad de todos los procesos en términos de “valor añadido” y “despilfarro”.
Para cumplir con este cometido, es necesario un sistema de medición en cualquier empresa que quiera desarrollar el Lean Manufacturing en sus instalaciones, ya que “si no medimos, no podemos gestionarla“, esto significa que si no tenemos medidas de cómo lo estamos haciendo, muy difícilmente sabremos cómo actuar al respecto.
Hace falta DEFINIR para poder MEDIR |
El sistema de medición de una empresa afecta, de manera importante, al comportamiento de su gente, tanto del interior como del exterior, normalmente actúa como catalizador de las discusiones que podrían haberse dado sin su presencia.
Hace falta MEDIR para poder ACTUAR y MEJORAR |
En un entorno tan cambiante y competitivo como el actual, es necesario utilizar sistemas de medición con indicadores de desempeño o KPIs, de tal forma, que ayude a la empresa a centrarse en los aspectos fundamentales, importantes y críticos alineados con la estratégica apropiada para aunar los esfuerzos de todos en alcanzar los objetivos establecidos.
Los indicadores de seguimiento o KPI´s son herramientas indispensables para dirigir y gestionar una organización, un equipo o un proceso, por tanto son herramientas que permiten evaluar, diagnosticar, comunicar, informar, motivar y de mejora continua.
Características de los Indicadores de Desempeño (KPI’s)
Los indicadores de desempeño o KPIs utilizados para realizar el seguimiento de la actividad de una empresa que implante la filosofía de trabajo del Lean Manufacturing y de Mejora Continua deben tener las siguientes características:
- Deben proporcionar información sobre los objetivos generales de la empresa.
- Deben proporcionar información sobre los objetivos que persigue el Lean Manufacturing: sobre la flexibilidad, la productividad, la eliminación de despilfarros y la mejora continua.
- Deben ser fáciles de utilizar y gestionar para su uso en planta y por la Dirección.
- Deben ser claros para poder ser entendibles por todos los trabajadores y que puedan tomar acciones si es necesario.
- Deben ser claramente cuantificables con un valor numérico.
- Deben ser integrables con otros indicadores dentro de todo el sistema de la empresa, por ejemplo si tiene un Cuadro de Mando Integral.
- Deben ser un número reducido.
- Deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y se debe establecer un tiempo en el que la meta del indicador se pueda alcanzar.
Elementos de los Indicadores de Desempeño (KPI’s)
Para que los indicadores de desempeño (KPIs) estén bien diseñados y establecidos para una correcta utilización, éstos deben tener una correcta definición en un documento a través de los siguientes elementos como mínimo:
- Definición general: aquí se describe el nombre del indicador y el por qué de su utilización.
- Cálculo: hay que definir claramente la fórmula de cálculo para que no haya malas interpretaciones, todos los parámetros que intervienen en su cálculo y si es necesario las unidades de medidas a utilizar.
- Frecuencia de recogida de datos: se debe establecer la periodicidad, es decir, cada cuanto tiempo se realiza el cálculo del indicador.
- Responsable de obtener y comunicar datos: se debe establecer quién es el responsable de recogida de los datos y la comunicación del resultado del indicador.
- Metas a alcanzar: inicialmente este elemento no se incluye en la definición del indicador, pero para su seguimiento debe establecerse las metas a alcanzar para cada uno de los periodos proyectados en el futuro.
Otros elementos que podrían incluirse en la definición de un indicador son: beneficios, oportunidades de mejora, etc.
Ejemplo documento definición de un indicador
Indicador: | Reclamaciones de los Clientes |
Definición: | Nos mide el Nº de Reclamaciones totales recibidas de los Clientes sea cual fuere su origen. |
Cálculo | Nº Reclamaciones = Suma de Reclamaciones del mes en estudio |
Frecuencia de recogida de datos y cálculo | La recogida de datos se realiza a la recepción de la reclamación del cliente. El cálculo se realiza mensualmente. |
Responsable de obtener y comunicar datos | El departamento de Aseguramiento de Calidad, es el encargado de obtener y comunicar el resultado de este indicador. |
Beneficios | Entre los beneficios de la mejora del Nº de Reclamaciones se incluyen:
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Oportunidades de mejora | Para mejorar el indicador de Nº de Reclamaciones:
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Otro ejemplo de otro tipo de documento más completo podría ser el indicado en la imagen siguiente (plantilla que viene en el software de Cuadro de Mando en Excel de nuestra web franciscoandres.com):
Beneficios de tener Indicadores de Desempeño (KPI’s)
Como ya hemos comentado en los apartados anteriores es muy importante tener un sistema de indicadores para la gestión y mejora continua de nuestro entorno de trabajo. Son una guía en la que nos indica si nuestra empresa va correctamente por el camino trazado. Como guía que son, los indicadores de desempeño o KPIs deben satisfacer los siguientes objetivos:
- Deben ayudar a identificar problemas y oportunidades de mejora.
- Deben ayudar a identificar iniciativas y acciones de mejora.
- Deben, de cierta manera, comunicar la estrategia que la empresa ha decidido desarrollar. Son un medio de comunicación clave.
- Deben ayudar a comprender y entender el funcionamiento de los procesos de la empresa.
- Deben ayudar a mejorar la gestión de la empresa.
- Deben ayudar a la delegación de tareas a los empleados.
- Deben ayudar a establecer responsabilidades en las distintas áreas y procesos.
Principales Indicadores para la Mejora Continua y el Lean Manufacturing
Hay muchos indicadores que se utilizan en las empresas para medir la evolución y el nivel de desempeño en sus plantas. Aquí vamos a mostrar los más utilizados por las empresas que han aplicado y desarrollado el Lean Manufacturing como metodología de trabajo para hacer frente al entorno competitivo actual y futuro. Estos indicadores son:
- OEE (Eficiencia Global de los Equipos).
- TEEP (Rendimiento Efectivo Total de los Equipos).
- FTT (Calidad a la Primera).
- DTD (Tiempo de Muelle a Muelle).
- OTD (Entregas a Tiempo).
- BTS (Fabricación Según Programa).
- ITO (Tasa Rotación Inventario).
- RVA (Ratio Valor Añadido).
- PPMs (Partes Por Millón de Defectos).
- FR (Tasa Cumplimiento Entregas).
- IFA (índice de Frecuencia de Accidentes).
- MTBF – MTTR (Fiabilidad y Mantenibilidad del Equipo).
En sucesivos artículos iremos mostrando y describiendo cada uno de ellos.
Saber más
Si quieres ponerte en marcha y empezar a desarrollar unos indicadores de desempeño, puedes aprender más acerca de ellos en el espectacular libro que hemos desarrollado para este fin:
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